JAKARTA, iNews.id - Customer Service atau CS memiliki peran besar dalam menjaga interaksi dengan pelanggan. Karenanya penting bagi CS untuk memiliki template chat untuk menghadapi keluhan pelanggan. Berikut ini 4 contoh chat customer service yang bisa Anda manfaatkan.
Mengapa Harus Tanggap Menghadapi Keluhan Pelanggan?
Sebagai customer service, Anda harus tanggap dalam menghadapi keluhan pelanggan. Tujuannya agar kepuasan pelanggan meningkat sekaligus menjaga loyalitas, sehingga tetap bisa bersaing sehat dengan kompetitor.
Bukan itu saja, CS yang cepat tanggap juga bisa menjaga reputasi perusahaan. Ke depannya, CS yang bisa langsung menangani keluhan pelanggan memberikan peluang bagi perusahaan untuk perbaikan produk maupun layanan.
Contoh Chat Customer Service Menjawab Keluhan dari Pelanggan
Chat untuk Carikan Solusi Terbaik
Selamat pagi
Terima kasih sudah menghubungi brand kami. Saya CS Ana akan dengan senang hati membantu Anda.
Kami sangat menghargai upaya Anda dalam menyampaikan keluhan dan kritik terhadap produk kami. Saat ini saya sedang mengusahakan solusi terbaik sesuai masalah Anda.
Terima kasih sudah memberi tahu kami, saya akan segera menghubungi Anda terkait solusi atas masalah tersebut.
Apabila masih ada hal-hal yang ingin ditanyakan atau Anda membutuhkan bantuan, jangan ragu hubungi kami dengan membalas pesan ini.
Chat untuk Meminta Pelanggan Menunggu
Salam hangat pelanggan setia
Terima kasih sudah menghubungi perusahaan kami untuk menyampaikan keluhan dan kritik. Saya CS Amel akan membantu menangani masalah Anda.
Saya masih memerlukan waktu untuk mendapatkan informasi dan solusi terkait dengan keluhan yang Anda buat. Mohon tunggu sebentar, saya akan segera memberikan update terbaru terkait masalah Anda.
Tim kami sedang mengusahakan yang terbaik saat ini. Apabila Anda masih memiliki pertanyaan, silahkan hubungi kami lewat nomor kontak call center.
Terima kasih
Chat untuk Meminta Maaf kepada Pelanggan
Salam hormat
Terima kasih sudah menghubungi kami. Kami dengan tulus meminta maaf atas ketidaknyamanan yang Anda rasakan. Saat ini tim kami tengah memperbaiki kerusakan teknis yang tengah terjadi. Anda akan mendapatkan pemberitahuan ketika proses maintenance telah selesai.
Apabila ada pertanyaan atau kebutuhan lain, jangan ragu untuk menghubungi nomor CS yang tersedia.
Terima kasih.
Salam hangat.
Chat untuk Meminta Informasi Tambahan pada Pelanggan
Selamat malam
Terima kasih sudah menghubungi kami. Saya CS Andre akan membantu menyelesaikan masalah Anda.
Sebelumnya saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang Anda alami karena masalah ini. Bisakah Anda menjelaskan lebih detail, sehingga saya bisa memberikan solusi terbaik untuk Anda?
Anda bisa menuliskan detail permasalahan berikut dengan nomor HP atau alamat email lewat formulir yang tersedia.
Jika Anda memiliki pertanyaan lain, silahkan hubungi kami dengan membalas pesan ini.
Terima kasih
Tips Tanggapi Keluhan Customer dengan Cepat dan Tanggap
Agar interaksi berjalan dengan lancar, ada beberapa tips yang bisa Anda terapkan. Ikuti strategi berikut ini agar pelanggan mendapat jawaban dan solusi yang tepat sesuai masalahnya.
Buat Template Jawaban
Jika Anda membutuhkan waktu untuk mencari informasi atau menyelesaikan masalah pelanggan, gunakan chatbot lebih dulu. Manfaatkan jasa pembuatan bot WhatsApp untuk memberikan template jawaban agar pelanggan menunggu lebih dulu.
Gunakan Bahasa yang Singkat dan Mudah Dipahami
Setelah menemukan jawaban untuk solusi masalah pelanggan, segera tuliskan jawaban dengan bahasa yang singkat dan mudah dipahami. Hindari menggunakan pesan panjang yang bertele-tele, karena bisa memberikan salah persepsi.
Tetap Sopan dan Profesional
Dengan melihat contoh chat customer service di atas, Anda bisa memperhatikan bahwa CS harus tetap sopan dan tenang dalam menghadapi berbagai masalah. Hindari menggunakan nada kasar dan marah kepada pelanggan.
Hindari Mengirimkan Pesan Berulang
Pelanggan tidak akan suka jika Anda mengirimkan pesan berulang. Cukup kirimkan pesan jawaban sekali dan tunggu sampai pelanggan membalas pesan tersebut. Jika Anda mengirimkan pesan berulang, pesan tersebut bisa saja menjadi spam.
Penting untuk menggunakan chat template apabila Anda menghadapi banyak keluhan dari pelanggan. Lewat chat template tersebut, Anda juga bisa membangun kepercayaan dengan pelanggan.
Anda bisa menemukan berbagai template dan contoh chat customer service lewat tautan berikut ini. Tersedia berbagai pilihan chatbot untuk berbagai platform, dari WhatsApp, Telegram, hingga Discord.
Editor : Anindita Trinoviana
Artikel Terkait