Tips Tanggapi Keluhan Customer dengan Cepat dan Tanggap
Agar interaksi berjalan dengan lancar, ada beberapa tips yang bisa Anda terapkan. Ikuti strategi berikut ini agar pelanggan mendapat jawaban dan solusi yang tepat sesuai masalahnya.
Buat Template Jawaban
Jika Anda membutuhkan waktu untuk mencari informasi atau menyelesaikan masalah pelanggan, gunakan chatbot lebih dulu. Manfaatkan jasa pembuatan bot WhatsApp untuk memberikan template jawaban agar pelanggan menunggu lebih dulu.
Gunakan Bahasa yang Singkat dan Mudah Dipahami
Setelah menemukan jawaban untuk solusi masalah pelanggan, segera tuliskan jawaban dengan bahasa yang singkat dan mudah dipahami. Hindari menggunakan pesan panjang yang bertele-tele, karena bisa memberikan salah persepsi.
Tetap Sopan dan Profesional
Dengan melihat contoh chat customer service di atas, Anda bisa memperhatikan bahwa CS harus tetap sopan dan tenang dalam menghadapi berbagai masalah. Hindari menggunakan nada kasar dan marah kepada pelanggan.
Hindari Mengirimkan Pesan Berulang
Pelanggan tidak akan suka jika Anda mengirimkan pesan berulang. Cukup kirimkan pesan jawaban sekali dan tunggu sampai pelanggan membalas pesan tersebut. Jika Anda mengirimkan pesan berulang, pesan tersebut bisa saja menjadi spam.
Penting untuk menggunakan chat template apabila Anda menghadapi banyak keluhan dari pelanggan. Lewat chat template tersebut, Anda juga bisa membangun kepercayaan dengan pelanggan.
Anda bisa menemukan berbagai template dan contoh chat customer service lewat tautan berikut ini. Tersedia berbagai pilihan chatbot untuk berbagai platform, dari WhatsApp, Telegram, hingga Discord.
Editor : Anindita Trinoviana
Artikel Terkait